Cómo reclamar facturas impagadas a empresas

El problema y duda sobre cómo reclamar las facturas impagadas es algo muy recurrente, por desgracia entre los autónomos y pequeñas y medianas empresas que comienzan su periplo en el mercado. 

Si bien es cierto que la Ley nos da ciertas garantías para cobrar una factura, también es verdad que no se tienen tantas como a la hora de reclamar las facturas a la administración (como ya explicamos en un anterior post). 

En este artículo vamos a tratar de orientar a todos esos profesionales que se están viendo en una desagradable situación como la que mencionamos, aunque recomendamos echar un ojo al post sobre el procedimiento monitorio, ya que no vamos a incidir en el mismo por tener un artículo completo a este tipo de modelo de reclamación de deudas. 

Plazos de pagos de facturas entre empresas

En principio, el artículo 4 de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, establece que hay un plazo de 30 días desde la prestación final del servicio para emitir la factura. Tras este momento, se tienen 60 días para hacer el pago. 

En este sentido, algo MUY IMPORTANTE  y que solemos recomendar es tener clara la diferencia entre “factura” y “factura proforma”. 

Cuando hemos prestado un servicio pero no lo hemos cobrado, lo recomendable es emitir una factura proforma. De ese modo, no será obligatorio incluir dicho servicio dentro del libro de contabilidad y no nos veremos en el típico problema de declarar ingresos que NO se han cobrado pero sí facturado. Eso sí, una vez cobrado el servicio, podremos emitir la correspondiente factura. Esto que indicamos no se aplica a personas que facturen más de 2 millones de euros al año, pero entendemos que no será el caso de la mayor parte de personas que lean este post. 

Pasos para reclamar una factura impagada a una empresa

Si tras emitir la factura proforma nos vemos en la situación de que la parte deudora no nos abona el precio que consta en la misma, la primera recomendación es hacer una reclamación de forma amistosa, si no prospera ir a la vía legal, para pasar posteriormente a la vía judicial. 

No hay una fórmula mágica para evitar impagos y, de hecho, ni siquiera el hecho de “escoger” a los clientes puede darnos alguna garantía (quien es solvente hoy puede no serlo mañana), pero sí que es recomendable pensar siempre en el futuro impago a la hora de firmar el contrato de prestación de servicios. 

Así, cuando contratan nuestros servicios deberíamos:

• Saber si esa persona responderá personalmente de sus deudas, si está casada, si actúa bajo el “paraguas” de una sociedad…
• Saber la “trayectoria” comercial o personal de esa persona.
• Firmar un contrato.
• Fijar consecuencias del impago en el contrato. 
• Tomar todos los datos de esa persona: nombre (o nombre comercial), representante legal, NIF y CIF, dirección, correo electrónico, teléfono/s… 
• Incluso a veces buscar a esa persona en Google puede darnos alguna sorpresa.

Aparte de ello, y como decíamos antes, el emitir factura sin haber cobrado no es recomendable NUNCA, porque nos veremos en situaciones en las que tendremos que declarar ingresos no cobrados, generándonos una situación de endeudamiento muy preocupante y derivada de una mala gestión por nuestra parte. 

Reclamar factura de forma amistosa

La vía amistosa no deja de ser una reclamación normal pero que quede constancia: burofax, carta certificada… No es en absoluto útil “abrasar” a llamadas al deudor reclamando las cantidades, será una pérdida de esfuerzo, tiempo y fuerzas que nada nos van a aportar a nuestra probabilidad de éxito y cabe la posibilidad de que incluso podamos ser denunciados por acoso. 

Reclamar factura de forma legal

Si la vía amistosa no da sus frutos, deberemos ir a la vía “legal” o mejor dicho, judicial. Reclamar la factura de forma judicial no es otra cosa que iniciar un procedimiento monitorio o de reclamación de cantidad solicitando se abone lo que se nos debe más los intereses y costas que correspondan. 

Plazos para reclamar facturas entre empresas

No existe en sí un plazo máximo para reclamar una factura entre particulares, entre empresas, de empresas a particulares, o viceversa. Habrá que estar a la prescripción de deudas para saber si estamos en plazo: si la deuda no ha prescrito, podremos reclamarla. 

Cuándo prescribe una factura impagada entre empresas

Las deudas prescriben en un plazo de 5 años. Ello desde que entró en vigor la Ley 42/2015, de 5 de octubre, de reforma de la Ley 1/2000 de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil. Antes de eso, era de 15 años, por lo que las deudas contraídas antes de dicha fecha tendrán una prescripción de 15 años. 

Recuperar el iva de una factura impagada

Queremos seguir haciendo hincapié de que el hecho de que se nos haya cobrado el IVA de una factura impagada no deja de ser un problema de contabilidad de nuestra propia empresa: NO tenemos por qué declarar algo que NO se ha cobrado. 

Pero si aún así hemos emitido y declarado una factura que no hemos cobrado, podremos hacer una factura rectificativa, y mandarsela a la Agencia Tributaria para que nos devuelva ese IVA. Para que ello sea efectivo, deberemos haber iniciado un procedimiento judicial reclamando la deuda y deben haber pasado 6 meses desde que se emitió la factura. 

Ejemplo de carta para reclamar factura impagada a una empresa

Un ejemplo de reclamación por fax sería: